Barion Pixel

14 időspóroló megoldás vállalkozóknak

Az időmenedzsment fontossága

Az időmenedzsment ugyanolyan fontos, mint ha más erőforrással gazdálkodnál. Ezt az egyet viszont nem adja vissza senki, így bánj vele megfontoltan.

Időmenedzsment ötletek

Az idő hatékony beosztása akár a cégvezetésnél akár más területen kiemelten fontos. Ha jól osztod be, akkor jut energia a növekedésre is, ha nem, akkor a mókuskerék bedarál és szétfolysz. Sok vállalkozóval, vállalkozást vezetővel volt szerencsém beszélni az elmúlt pár évben, a legtöbbjük rohan, szinte mindig idő híján van. Mit tudnak tenni?
A vállalkozóknak is emlékezniük kell arra, hogy egy nap csak 24 órából áll. Az alábbi módszerek egy részét a több embert foglalkoztatók hatékonyabban használják. Ők már saját bőrükön megtanulták. Vélhetően előbb-utóbb te is szeretnél növekedni, és attól, hogy „csak” 5 embered van, a nap még neked is 24 óra.

Az időmenedzsment témaköre olyannyira fontos, hogy felsőoktatási intézmények tantervébe is bekerült. A hatékony időgazdálkodásnak egyrészt része az, hogy a saját időddel jól bánj. Másrészt, mivel emberekkel foglalkozol, az ő időbeosztásuk is fontos. Az időmenedzsment így egyrészt az időgazdálkodásból, valamint a vállalat céljainak megfelelő, a vállalkozás egyéb erőforrásaival összehangolt felhasználásával függ össze. Néhány hasznos gondolat a témában az időről és felhasználásáról.

Nézzük a 14 pontot:

1. Tényleg szükséges a meeting?

A kevesebb néha több. Indulj ki abból, hogy ha bármikor megtehetsz valamit, amire bármennyi idő rendelkezésre áll, akkor az sose ér véget. Ezért inkább tarts ritkábban meetinget, hogy csak az szólaljon fel, akinek tényleg kell, ne pedig valaki olyan, akinek muszáj beszélnie.

Ha ez azt jelenti, hogy csak negyedévente tartasz meetinget a korábban hetente vagy naponta szokásosnál, akkor tedd azt. Ekkor viszont tudd, hogy mit szeretnél mondani.

2. Tervezd meg a meeting, vagy bármely más találkozó időpontját.

Természetesen az ideális munkavállaló mindig munkára kész és üdén frissen teljesíti a főnök akaratát. Idáig tart a mese. Egy rosszul megválasztott időpont ront a hatékonyságon. Mit értek rossz időpont alatt? Hétfő reggel, amikor még van, aki fel se fogta, hogy vége a hétvégének / nyaralásnak, esetleg péntek délután, amikor már mindenki menne hazafelé. A saját üzletágadnak megfelelően nyilván lehet eltérés, de szerintem érted. Ugyanez érvényes a találkozó napon belüli időpontjának kiválasztására. Ha meetingről van szó, és tudod, hogy abban az idősávban elfoglaltak a munkatársak, akkor bízom benne, hogy nem kell mondanom: tedd máskorra.

A megtervezés itt nem csak azt jelenti, hogy megnézed, mikor jó a legtöbb embernek. A tervezés és a többiek részéről a tervezhetőség magában foglalja azt is, hogy időben tudjanak erről. Bár az élet hozhat változásokat, jó megoldás, ha tudják előre, hogy mire számíthatnak. Így akár egy egész éves tervet is kiadhatsz (nem kell szívedhez kapni, elég ebben annyi, hogy minden hónap első hétfője / 5. napja / stb a meeting). Így neked is, nekik is könnyebb.

Ez a fenti leírás értelemszerűen a szokásos meetinget jelenti, nem pedig azt, amikor akár törvényi változás miatt, akár csak egy szűkös projekthatáridő miatt muszáj túlórázni. De remélem az átment, hogy nem életszerű, ha mindig muszáj túlórázni meg ugrani, mert mindig van valami tűzoltás.

3. Mi a találkozó célja?

A legjobb módja, hogy elkerüld az időpazarló meetingeket, ha tudod, hogy honnan hova szeretnél ezáltal jutni. Az időmenedzsment ezen része ugyanolyan, mint egy GPS. Ha tudod, hogy most hol vagy és van egy határozott úticélod, akkor már nem Mátészalka érintésével jutsz Budapestről Sopronba. 🙂

Ezt megteheted úgy, hogy te határozod meg, és ezt el is várod a munkatársaidtól. Vagy megkérdezel minden résztvevőt, hogy „Mi ennek a találkozónak a kimenetele?” Tedd ezt meg függetlenül attól, hogy hány ember van bevonva a találkozóba, egy-az-egyhez, vagy 100 ember. Ha egy csoport tudja, hogy mi a cél, akkor menni fog minden. Legalábbis könnyebben, mintha lövésük se lenne arról, mit keresnek ott. Ha nem tudják, akkor nem kell meetinget tartani addig, amíg nem tiszta a végső cél.

4. Mennyi idő? 5 perc vagy 15 perc

A legjobb módja, annak, hogy időt spórolj, ha egy fontos személy, például egy igazgató vagy egy VIP hirtelen felhív téged, ha udvariasan megkérded „Ez egy ötperces vagy egy tizenöt perces hívás?” Ha tizenöt perces, akkor tervezz be egy időpontot, ami később mindkettőtöknek megfelel. Így nem szippantanak be a be nem tervezett hívások, amelyek felfalják a teljes délutánod. Amikor visszahívnak, tisztelni fogják a tizenöt perces időkeretet, mert nagyon tisztává tetted, hogy értékeled az idődet.
Természetesen ha visszahívást kértél, akkor legyél elérhető a számukra ebben az időpontban.

5. Legyél egyenes és lényegre törő, amikor kommunikálsz

Ez az előző pont másik oldala. Amikor felhívsz valakit, legyél egyenes, és mondd „Tudom, hogy elfoglalt. Egyetlen dolgot szeretnék csak megoldani, és ehhez öt percre van szükségem.” Megtisztelve érzik majd magukat, mert nem pazaroltad az idejüket, jó pontot szerzel és időben leszel a napoddal.

Ugyanúgy, ahogy te kérheted, hogy hívjanak téged vissza később, ez nekik is jár. Erre az esetre legyél felkészült, hogy tudj egy olyan időpontot mondani, ami neked is jó.

 

6. Had térjek vissza hozzád

Teljesen rendben van, ha megállsz egy pillanatra, és átgondolsz egy kérést vagy egy problémát. Jobb, ha időt szakítasz a beszélgetésre, miután gondoltál egy helyzetről, mintha félórákat töltenél egy hívással, amíg kitalálod, mi is folyik itt. Direktebb leszel a kommunikációban, és időt takarítasz meg. De valóban vissza kell térned hozzájuk.

7. A részvétel priorizálása

Adott esetben nem te vagy a meeting szervezője, hanem valamely téma felelőse. Egy gyors módja, hogy időt spórolj, ha megkérdezed a meeting szervezőjét „Kell-e, hogy részt vegyek a találkozón?” Ezzel a szervező átgondolja a találkozó célját és kimenetelét. Lehet, hogy rájönnek, hogy éppen most nem kellesz, de utána értesítenek a kimenetelről.  A részvétel priorizálása segít elkerülni, hogy órákat pazarolj meetingen üléssel.

Ugyanez érvényes lehet a munkatársaidra is. Csak azért, mert meeting van, ne trombitálj össze boldog-boldogtalant. Akinek a téma a munkája szerint nem releváns és amúgy őt magát sem érdekli, vagy tényleg szükségtelen (pl. egy olyan alapképzés, amit napi rutinként végez), azt tiszteld meg azzal, hogy lehetőséget kínálsz számára a távollétre. Elvégre az időmenedzsment nem csak a te időd menedzselésést jelenti.

Figyelj arra, hogy ez nem ugyanaz a téma, mint amikor elismeréseket osztasz. Ha szeretnél valakit kiemelni jó teljesítménye miatt, akkor arra szánd rá az időt te is, és legyen ott a kollektíva is. Te sem éreznéd magad jól, ha csak egy sms-t kapnál, vagy a főnököd a teakonyhában egy kávé mellett említené meg, hogy neked köszönhetően duplázódott a forgalom.

8. Kérdezd a szakértőt

Azaz delegálj. Sok cégvezető azért (is) gyengébb az időmenedzsment témakörében, mert mindent egy kézben szeretne tartani. Jó dolog, hogy értesz mindenhez, de sok olyan helyzet van, amikor hatékonyabb valakit megkérdezni. Lehet, hogy az adott specialista pénzért válaszol, de egyrészt vélhetően pontosabb választ ad, mint amit ugyanennyi idő alatt te magad adtál volna, másrészt a felszabaduló időben lehet, hogy visszakeresed ennek a válasznak az árát.

Amikor a csapatod olyan kérdéssel szembesül, aminek a megoldását senki nem tudja, ne tölts órákat brainstorminggal. Ez az, amikor fel kell tenned a kérdést „Kit ismerünk, aki tudja a választ?” Kinyúlni egy szakértőért időt és energiát takarít meg neked ahhoz képest, mintha megpróbálnál megoldani valamit, ami nem a te asztalod.

Ezzel még akkor is jobban járhatsz, ha a szakértő díjat számol fel, elvégre nem kötötte le a saját kapacitásodat a kérdés megoldása.

9. Ki foglalkozik vele már?

Előállni egy forgatókönyvvel és felelősséget rendelni egy projekthez / projekt vezetőhöz elszámoltathatóságot és bizalmat épít. Ha van valakid, aki vállalja a projekt vezetését, akkor van valakid, akire tudsz támaszkodni, hogy megvalósuljon a projekt. Ezzel a csapat többi tagjának azt mondod, hogy a vezető lesz a felelős, így mindenki más idejét felszabadítva több mindent tudnak elvégezni, te pedig több projektet tudsz kezelni.

Jó dolog az önkéntesség, de ha hatékony időmenedzsmentet szeretnél, akkor figyelj arra, hogy kompetens ember végezze a vezetést. Láttam már példát arra, hogy valaki csupán az ego miatt akart vezető lenni, amit sajnos szakmaisággal nem tudott alátámasztani.

10. “Befejeztük a kérdés feldolgozását?”

Amikor egy stratégiai munkamenetben a csapatod egy adott kérdéssel foglalkozik, és úgy érzed, hogy eléggé kiveséztétek a problémát, de az emberek folyamatosan újra erről beszélnek. A beszélgetés befejezésének és a továbblépésnek a legjobb módja az, hogy megkérdezzük: „Kezeltük-e ezt a problémát, léphetünk-e tovább?” Mindenki megáll, és elgondolkodik, hogy vagy igen vagy nem. Ha igen, az kérdésnek vége, és továbbléphetünk. Ha nem, akkor a fenti módszerek segítségével megoldhatod. Talán szakértőre van szükséged, vagy szükség van valakire, aki vezető szerepet tölt be a kérdésben.

Ez a kérdés semmiképp ne letorkolás legyen, csupán egy kérdés, hogy ne a teakonyhában folytatódjon a megbeszélés. Nagyjából, mint az esküvőkön: ha van valakinek kifogása, most szóljon, vagy hallgasson.

11. Foglalj mindent írásba

Bármi, ami elhangzik, foglald írásba. Senkinek sem káptalan az agya. Ha meetingen hangzott el, akkor a találkozó után küldj róla kör e-mailt. Ha üzleti beszélgetés során, akkor pedig csak magadnak, de jegyezd fel. Legkésőbb 1 hónapon belül látni fogod, hogy fogalmad sem lesz dolgokról, csak ha feljegyezted. Gondolj bele, ha neked nincs fogalmad a számodra is fontos kérdésekről, mi lehet a többiek fejében 🙂

Nagyobb cégnél az információ átadás is hatékonyabb, ha írásban is van nyoma. A bolhából elefánt játék az iskolából biztos ismerősen hangzik, és ugyanez lenne a te cégednél is. Mire a sor végére ér a szóbeli tájékoztatás, már teljesen más tartalma lesz akkor is, ha csak 2 szintet lépett tovább.

12. Szellőztess

Ne várj hatékonyságot, ha a résztvevők a levegőhiánytól csak tátognak, mint a hal. Az optimális körülmények megteremtése elsődleges. Talán te is tapasztaltad már, de az, amit nagyjából elvégzel egy délután alatt egy olyan helyen, ahol nincs friss levegő, azt máskor szinte pillanatok alatt befejezed.

13. Időmenedzsmentet támogató kommunikációs technológia

A vállalkozásodnak olyan rendszerek és technológiák kellenek, amelyek a csapatodat ellátják minden részlegen, és folyamatosan friss az adatbázis. Legyen szó akár egy CRM-ről, akár egy másik szoftverről, a kommunikációs technológia használatának köszönhetően mindenki naprakész, így időt takarít meg. Kommunikációs csoportok létrehozása az egyes osztályok számára ezen a technológián belül lehetővé teszi a csapatok számára, hogy hatékonyabban működjenek együtt.

14. A munkavállalói oktatás rendszerbe foglalása

Ha még egy viszonylag picike cég élén vagy, akkor talán nem sok idődet veszi el az esetleg cserélődő munkatárs betanítása. Növekedési pályára állva viszont gondolnod kell arra, hogy mi hogyan fog működni akkor, amikor már nem csak évente 1 munkatársat kell tanítanod. Hogyan kezeled időhatékonyan azt a kérdést, amikor már elhangzott a tréningen az adott kérdés, de mégsem maradt meg a tudás.
Új belépő kollégát nem lehet csak videókról tréningezni, de azt sem engedheted meg magadnak, hogy egész napod azzal töltsd, hogy ugyanazt az üzenetet ismételgesd ötven embernek. Meg kell találnod az egyensúlyt, ahol találkozol velük, hogy akklimatizálódjanak, de a részleteken időt takarítasz meg azáltal, hogy egy oktatási platformra irányítod őket. Ez a platform lehet több videó vagy interaktív kvíz, amelyben részt vehetnek. Ezáltal nem válaszolod meg ugyanazokat a kérdéseket, ők viszont üdvözölve és tájékoztatva érzik magukat. Több száz, ha nem több ezer órát fogsz így visszakapni.

Kérdések:

1. Te a saját cégedben az időmenedzsment témakörében melyikeket tudod alkalmazni?

2. Melyik az, amelyik már megvalósult?

3. Mit látsz (akár a saját cégedben) az egyes elemek legnagyobb megvalósulási gátjának? Miért?

Meglátásaitokat szívesen olvasom akár kommentben, akár személyes kapcsolat útján. Iratkozzatok fel a hírlevelünkre, hogy mindig frissen értesüljetek a legújabb cikkekről.

Ha tetszett a cikk, lementheted SlideShare-ről is:

 

Friss adatvédelmi tájékoztatónkban megtalálod, hogyan gondoskodunk adataid védelméről. Oldalainkon HTTPS-sütiket használunk a jobb működésért.