9 lépés, hogy hatékonyan kezeld a cash flowdat
A cash flow menedzsment minden vállalkozásban kulcsfontosságú. Ha nincs a számládon időben a pénz, leáll a működés.
Ez magában foglalja annak biztosítását, hogy több pénz jöjjön be a vállalkozásába, mint amennyi kiáramlik belőle. Ez lehetővé teszi, hogy időben kifizesd a beszállítókat, készleteket vagy épp alapanyagot vásárolj, zökkenőmentesen működtesd a cégedet. De lehetővé teszi azt is, hogy fejlessz és beruházz akár a saját vállalkozásodba, akár valaki máséba.
Mielőtt belekezdünk:
0.lépés: Értsd a vállalkozásod működését
Bár közvetlenül nincs kapcsolatban a cash flow managementtel ez a pont, de enélkül gyakorlatilag lehetetlen működni.
Legyél őszinte és reális
Ez a lépés különösen akkor érvényes, ha rendszeresen szembesülsz pénzforgalmi problémákkal a vállalkozásodban. Ebben az esetben őszintén fel kell mérned a vállalkozásod helyzetét. Lehet, hogy például nem elegendő az értékesítés, vagy túl magasak a költségek. Legyél reális azzal kapcsolatban, hogy mit tudsz elérni, majd készíts tervet a probléma megoldására.
Ismerd fel a figyelmeztető jeleket
A pénzügyi jelentéseiben és máshol is lesznek olyan jelek, amelyek a jövőbeni potenciális pénzforgalmi problémákra utalhatnak. Például egy jelentős ügyfél közölheti veled, hogy átmenetileg csökkenteni kívánja kiadásait, ami néhány hónap múlva hatással lehet a vállalkozásod pénzforgalmára. A valutaárfolyamok, az időjárás, a kormányzati politika és egyéb tényezők szintén hatással lehetnek a pénzforgalomra. Meg kell tanulnod felismerni ezeket a figyelmeztető jeleket.
Íme a jó pénzforgalom-menedzsment kilenc lépése.
Ezek a lépések prioritás szerint felcserélhetőek, nem feltétlen követik egymást mindig ugyanilyen sorrendben)
Vezesd be, hogy a készleteidet szigorúan ellenőrzöd
Könnyen problémákba ütközhet, ha készpénz van lekötve olyan készletekben, amelyeket nem tudsz elég gyorsan eladni. Ha a készletek forgási sebessége lassú, az belassít minden mást is. Az, hogy mi számít gyorsnak, vagy épp lassúnak, az iparágtól is függ. Nyilván gyorsabban értékesítesz egy fej salátát, mint egy autót.
Az elfekvő készletekre kiadott pénz nem lép át értékesítéssé, így nem lesz belőle bevétel és ezzel együtt újra készpénz.
Megoldás
Nézd át a raktáron levő készleteidet. Határozd meg, hogy melyik tételből mennyi az, ami a normál működéshez szükséges, és gondoskodj arról, hogy ez időben a rendelkezésre álljon (de csak ez a mennyiség). Szűkre szabott raktározási lehetőségek esetében nézd meg, hogy mely termékek termelik számodra a legnagyobb hasznot, és ezekre fókuszálj, ne pedig a darabszámban leginkább kelendőre.
Növeld a bevételeidet
Egyszerűen hangzik ugye? Ezt több módon is megteheted.
Az árazás módosítása
Az első és legkézenfekvőbb az árazási modelled módosítása, vagy nagyon leegyszerűsítve akár csak az áremelés is. Ez nem mindig megoldás, és nem is feltétlen tudod meglépni. Tekintsünk most el attól, hogy nem mered megtenni, de erős piaci versenynél, vagy már szerződés által lekötött kapacitásnál nehezebb ezt megtenned.
Forgási sebesség növelése
Másik megoldás, hogy csökkentsd a kintlévőségeid beszedési idejét, magyarán a fizetési határidőt.
Egy sokmilliós számla konkrétan semmit sem ér a számodra, ha nincs kifizetve. Azt nem fogod tudni (még) elkölteni. A kiállított számla és a kifizetett számla között hatalmas a különbség.
Ez jelentheti azt is, hogy X nappal kevesebb fizetési határidőt adsz a vevődnek, de akár az is működőképes, hogy nem adott időszakonként, hanem tételenként / valamekkora értékenként számlázol. Ez utóbbi hasonlóan működik, mint egy hitelkeret. Ekkor nem hó végén számlázol, hanem akkor, ha a vevőd elérte pl. az 1 millió / 5 millió / 10 millió forintos rendelési értéket, akkor megy neki a számla függetlenül attól, hogy a teljes szállítás hol tart.
Folyamatosan kísérd figyelemmel és értékeld a saját üzleti tevékenységedet
Vizsgáld felül a tőkeszerkezetedet, a pénzügyi mutatóidat, hogy megtaláld a gyenge pontokat és a hiányosságokat. Ezt nyilván nem minden nap kell megtenned, de ha eddig egyetlen egyszer se néztél felé, akkor itt az ideje.
Ekkor megtalálhatod azokat a lépéseket, amelyek akár kockázatot is jelenthetnek a számodra. Ezek sokfélék lehetnek, ilyenekre gondolok, mint pl.:
- magas bérleti díj, amit lényegesen le tudnál csökkenteni,
- tartósan sok túlórára fizetett pénz
- késedelmesen fizetett számlák miatti késedelmi kamat
De megtalálhatod azokat a tételeket is amelyeket sokkal egyszerűbb és olcsóbb kiszervezned valaki másnak. A kiszervezéssel hatékonyabbá teheted nem csak ezt az egy folyamatot, hanem a saját munkaerőd felhasználását is.
Ami miatt ez fontos, hogy ahogy a gazdaság változik, úgy fog változni a te vállalkozásod helyzete is. Hacsak nem egy őskövület szeretnél lenni, és egy őskövület pénzügyi hatékonyságát szeretnéd magadénak tudni, akkor szükséges, hogy ezekre odafigyelj.
Használd tudatosan a hitelt
Lízingelj vásárlás helyett
Tény és való, a lízingnek vannak kamatai (amely csökkentheti a társasági adódat). A lízingdíjat és az összes költségét ki kell fizetni, emiatt olcsóbbnak tűnhet, ha inkább készpénzre vásárolsz meg mindent, vagy a felújítást is készpénzből oldod meg.
A lízing használatával viszont csökkentheted a rövid távú pénzügyi terheidet, így kevesebb rendelkezésedre álló pénzből oldod meg ugyanazt. A termelést már el tudtad indítani, a működésed folyamatos, így a lízingből vásárolt gép kitermeli a saját költségeit úgy, hogy azzal nem kötötte le a vállalkozás saját forrásait.
Tervezd meg a hiteleidet
Ha akkor veszel fel hitelt, amikor a számaid jók, akkor a bank nagyobb valószínűséggel hagyja neked jóvá, és akár olcsóbban is megkaphatod a pénzt. (Sok helyen lehetőséged van rendelkezésre tartással felvenni, vagy folyószámlahitel esetében csak a felhasznált pénz kamatozik.)
Ez olyan forrásokat biztosít számodra, amelyre tudsz majd támaszkodni. Például úgy, hogy kiegyensúlyozod vele az akár a szezonalitásból, akár más okból fellépő egyensúlytalanságot.
A hitelek megtervezése fontos abból a szempontból is, hogy egy alacsonyabb kamattal kínált hiteltermék jóváhagyása lassabb folyamat, több utánajárást igényel a te részedről is. Egy kapkodva felvett hitelkártya, amit csak tűzoltásra használsz, hosszabb távon lényegesen nagyobb kamatterheket ró rád, ezzel pedig csak nehezíti a cash flow egyensúlyban tartását.
Ha kéred, akkor segítünk ebben, lépj velünk kapcsolatba.
Gondolj át több hitelopciót is
A stratégiai hitelfelvétel életképes lehetőség, amennyiben van egy jól működő visszafizetési terv.
A különböző hiteltermékek különböző célokat szolgálnak, és a kondícióik is eltérnek. Az eltérő feltételek a pénzügyeidre is másképp hatnak. Gondold át a legjobb megoldást, még mielőtt túlvállalnád magadat.
Figyelj a befektetésekre is
Sok vállalkozótól hallani, hogy akkor hoz a legtöbbet a pénze, ha mindent visszaforgat a cégébe. Ez tény és való, de a pénzügyi egyensúlyra ez van a legnagyobb veszéllyel is. Elvégre ekkor egyetlen lábacskán állsz.
Megfelelő cash flow management esetén van a cégednek vésztartaléka is. Ez nagyon jól tud jönni akár olyan esetekben, amikor a gazdaság teljesítőképessége visszaesik. Ekkor a legnagyobb, legjobban fizető vevőid is bajba kerülhetnek, ez pedig magával ránthat téged is, ha nem tudsz mire támaszkodni.
A pénzügyi tartalék nem csak nehéz időkben jön jól, hanem arra az esetre is megoldás, ha növekedési lehetőség adódik, vagy bármi más ok miatt pénzügyi rugalmasságra van szükség.
A vállalkozás növekedés viszont erősen megterheli a pénzforgalmadat, mivel már meg kell finanszírozni egy olyan beruházást, amely még nem termel.
Amikor a pénzáramaidat hosszútávra tervezed, akkor a fejlesztésekhez szükséges tőkét nem csak hitelből tudod megoldani, hanem el tudsz rá különíteni egy erre a célra létrehozott befektetést is. Ekkor egyrészt a tőke megléte is csökkenti a hitelszükségletet, másrészt a felhalmozott tőkén elért hozamok csökkentik a szükséges tőke mértékét.
Használj naprakész technológiát
Profánul hangzik, de találkoztam már olyannal, ahol az excel tábla összesítő sorát külön számológéppel számolták, majd ezt manuálisan írták oda ahelyett, hogy az excellel adták volna össze. Szerinted egy ilyen helyzetben milyen hatással lehet a cég működésére egy egyszerű gépelési hiba?
Ha te ügyvezetőként / cégvezetőként / bármi más döntéshozóként azzal töltöd el az értékes idődet, hogy táblázatokat bogarászol naphosszat, akkor ne csodálkozz azon, hogy rövid időn belül beelőz téged az a konkurencia, aki egyszerűen áttekinthető, célirányosan összeállított kimutatásokat használ.
Ennek megelőzésére használd a lehetőségeidet, használj akár mesterséges intelligenciát is.
Mielőtt rákérdezel: nem, közel sem kell a legeslegfejlettebb technológiát használni, hacsak az iparágad nem kényszerít rá. Ennek ugyanis extra költsége van, ami a céged kasszáját terheli meg.
Optimalizáld a fizetési kötelezettségeidet és a bevételeidet
A bevételek növelésénél már volt arról szó, hogy a vevőid felé kiállított számlák forgási sebességét növeld.
Ekkor a működési ciklusodat rövidítheted le.
A másik megoldás a szállítók oldalán keresendő. Megfelelő Cash Flow managementtel el tudsz érni a szállítóidnál olyan pozíciót, amely lehetővé teszi, hogy számukra később kelljen kifizetned a számláidat, akár csak egy kicsivel később. Nagyon ideális és rózsaszín esetben az sem kizárt, hogy a vevőidtől már kaptál pénzt, amiből a szállítót finanszírozod, így a te pénzügyi terheid csökkennek.
A szállítók felé fizetendő pénzt és vevőktől kapott pénz beérkezését több módon is összehangolhatod. Ilyenekre gondolok:
- előleg kérése a vevőtől
- kedvezmény, ha hamar fizet
- büntetés, késedelmi kamat, ha késve
- előfizetéses rendszer
Készíts rendszeresen előrejelzéseket
A vállalkozások ciklikusan működnek. Azok is, amelyek azt mondják, hogy már akkorák, hogy nem, mivel ők a piaci ciklusokhoz kénytelenek igazodni.
A megfelelő cash flow managementhez készíts előrejelzést az elkövető hónapok várható értékesítéséről, hogy lásd, milyen készpénzáramlással tudsz számolni. Ezek az előrejelzések mindenképpen legyenek reálisak és tarthatóak, inkább tervezz alá, különben félrevezetnek.
Kísérd figyelemmel a pénzed útját
Tudd, hogy mire megy el az a pénz, ami bár céges pénz, de nem kifejezetten a napi működés része.
Kiadások kontrollálása
Valamit megkaphatsz olcsóbban, ha reálisan nagyobb tételben rendelsz vagy máshonnan veszed? Tedd meg!
Olyan szolgáltatást is igénybe veszel, amit már a kutya se kér? Töröld!
Régen nézted át a már meglévő szerződéseidet? Pl. céges biztosításnál ez komoly megtakarítást jelenthet.
Bevételek kontrollálása
Bevételed nem csak a normál üzletmenet szerinti értékesítésből lehet. Lehet akár egy olyan tárgyi eszköz értékesítéséből is, amelyre már nincs szükséged, és ami eddig csak kiadást jelentett neked. Az ebből felszabadult pénzt is fel tudod használni.
Továbbá a befektetéseken elért haszon is a tied, tervezz ezzel is.
